Via de programmabegroting stelt de gemeenteraad de financiële kaders vast waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie de beoogde maatschappelijke effecten dienen te realiseren. Daarbij moet aan de geldende wet- en regelgeving worden voldaan. De middelen moeten rechtmatig en ook doelmatig worden ingezet. Dit is een taak van bestuur en management. Om dit waar te maken moet niet alleen de bedrijfsvoering aantoonbaar op orde zijn, maar moet ook actief worden ingespeeld op inhoudelijke ontwikkelingen en de dynamiek van de omgeving.

Vanaf boekjaar 2022 wordt via de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) aangetoond dat de bedrijfsvoering van de gemeente op orde is. De RMV wordt in de jaarrekening opgenomen. Op deze manier legt het college verantwoording af over de naleving van relevante wet- en regelgeving die betrekking hebben op het financiële reilen en zeilen van een gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking was opgenomen in de begroting. Het college was voor 2022 reeds staatsrechtelijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, maar de accountant bracht hierover verslag uit en voerde het gesprek met de gemeenteraad. Over boekjaar 2022 stelt het college zelf een verantwoording op die opgenomen wordt in de jaarrekening 2022. De accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en daarmee tevens over de RMV.

Een begrotingsparagraaf Bedrijfsvoering is door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) verplicht gesteld. De toelichting stelt: “Bedrijfsvoering is heden ten dage (…) meer en meer van belang voor het verwezenlijken van de programma’s en in verband daarmee voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer en beleid. (…). De bedrijfsvoeringsparagraaf dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering.“

De bedrijfsvoering is van belang voor het verwezenlijken van de begrotingsprogramma’s en voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend financieel beheer en beleid. In het bijzonder zijn de volgende elementen van belang:

• planning en control (rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, ontwikkeling van de P&C-cyclus en controle op gemeenschappelijke regelingen);

• organisatieontwikkeling (organisatieperspectief, sturen op kwaliteit, risicomanagement en (personeels-)kosten);

• privacy en informatiebeveiliging.

1. Planning en control

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid is een vast onderdeel in de bedrijfsvoering. De rechtmatigheidsaspecten monitoren we door audits en verbijzonderde interne controles (VIC’s). Een VIC behelst een controle op de opzet, bestaan en werking van de interne controle (IC) die medewerkers zelf uitvoeren als onderdeel van hun reguliere werkprocessen. Het doel is het tijdig opsporen en corrigeren van onvolkomenheden in de uitvoering van processen en deze vervolgens te verbeteren. Hierdoor levert de VIC een bijdrage aan de interne beheersing van bedrijfsprocessen en staat ten dienste aan het management en het college. Voor de accountant is de kwaliteit van (V)IC bepalend voor de noodzakelijke breedte en diepgang van de accountantscontrole. De jaarlijkse interim controle van de accountant is veelal gericht op de kwaliteit van de administratieve organisatie (AO) en de (V)IC’s. De gemeenteraad kan voor de jaarrekeningcontrole aandachtspunten meegeven aan de accountant. Deze aandachtspunten worden ook betrokken bij de uitvoering van de VIC’s.

Doelmatigheid en doeltreffendheid

Op grond van artikel 213a uit de Gemeentewet dient het college ieder jaar een doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek uit te voeren naar het door hem gevoerde bestuur. Op grond van de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Pijnacker-Nootdorp 2004’ worden periodiek 213a-onderzoeken gedaan naar "de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen" (doelmatigheid) en "de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald" (doeltreffendheid). Het college bepaalt het onderzoeksonderwerp dat ter kennisname met de raad wordt gedeeld. Door middel van bestuurs- en managementrapportages wordt de opvolging van aanbevelingen uit doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken bewaakt.

Continue verbetering P&C-documenten

Middels de P&C-producten koppelen wij de ambities van de gemeente aan financiën en wordt tevens de relatie gelegd tussen de beoogde effecten en de geplande activiteiten. Het is aan de raad om te bepalen welke prestaties op de verschillende beleidsvelden nagestreefd worden. Om inzicht te verschaffen in de effectiviteit maken wij gebruik van effectindicatoren en normen die wij middels beleid en interventies kunnen beïnvloeden. Uiteraard sluiten wij ook aan bij de uniforme en verplichte indeling in taakvelden en de verplichte basisset van beleidsindicatoren uit het BBV. Deze zijn opgenomen in de diverse programma’s en voornamelijk gebaseerd op landelijk beschikbare en gecontroleerde bronnen. In 2020 zijn de P&C-producten inhoudelijk gedeeltelijk vernieuwd. Zo zijn de Kadernota en de Begroting toekomstgerichter, focust de Najaarsnota zich op dat wat we ons hadden voorgenomen en toch anders loopt en legt het college verantwoording af in de Jaarstukken. In 2021 hebben we stappen gezet in doorontwikkeling van monitoring, procesmanagement en risicomangement. Hier gaan wij in 2022 mee verder en worden aanpassingen gedaan waar nodig ter voorbereiding op de RMV.

Controle op gemeenschappelijke regelingen

Voorafgaand aan een nieuwe begrotingscyclus sturen de colleges van de voormalige Haaglandengemeenten een brief aan zeven gemeenschappelijke regelingen. De brief bevat een aantal (financiële) kaders en afspraken. Doel is om daarmee meer lijn aan te brengen in de te hanteren financiële kaders voor de nieuwe begroting en meerjarencijfers van de gemeenschappelijke regelingen. De kaderbrief voor de begroting 2022 is de zevende op rij. Inmiddels keert een aantal 'vaste' onderwerpen jaarlijks terug, waaronder aandacht voor de tijdige inzending van stukken, de wijze van omgaan met tekorten of overschotten, het indexeringspercentage en de hoogte van het weerstandsvermogen en -ratio.

Voor gemeenteraden vormt de kaderbrief een basis voor de inhoud van de jaarlijkse zienswijze. De inspanning blijft erop gericht om met één afgestemde zienswijze per GR te komen, in plaats van een zienswijze door elke deelnemende gemeenteraad. Voordelen hiervan zijn efficiency- en effectiviteitswinst en een grotere kans dat de (gedeelde) zienswijze leidt tot aanpassing van de begroting. Uiteraard blijft hierbij de mogelijkheid bestaan voor iedere gemeente om specifieke aandachtspunten mee te geven (zie de Paragraaf Verbonden Partijen voor meer informatie over specifieke gemeenschappelijke regelingen).

2. Organisatieontwikkeling

Organisatieperspectief

Aan de hand van de contourennota 2016-2020 was onze inzet bij de ontwikkeling van de organisatie de afgelopen jaren gericht op ‘veelzijdige vernieuwing’. Zo hebben we zowel in het sociaal- als in het ruimtelijk domein integrale publieksafdelingen gevormd, zijn we meer data-gedreven gaan werken, hebben we netwerkcompetenties verder ontwikkeld en zijn flinke stappen gezet in onze (digitale) dienstverlening, informatievoorziening en informatieveiligheid. Het laatste jaar deed vooral ook de coronacrisis een beroep op onze veelzijdigheid. We richtten een crisisorganisatie in en kregen te maken met de regie, uitvoering en handhaving van de noodmaatregelen. Bovendien kreeg de coronapandemie invloed op onze manier van werken, veelal digitaal en vanuit huis.

De opgaven waar wij als gemeente mee te maken hebben zijn steeds vaker hoog dynamisch van aard waarmee in toenemende mate een beroep wordt gedaan op de flexibiliteit van medewerkers en de wendbaarheid van de organisatie. Om ook de komende jaren veelzijdig en slagvaardig te kunnen blijven handelen en adequaat te reageren op grote (maatschappelijke) veranderingen zullen we de wendbaarheid van onze organisatie aandacht moeten blijven geven. Want alleen een wendbare organisatie is in staat om effectief te reageren op zowel verwachte als ook op onverwachte ontwikkelingen uit de omgeving en veranderende eisen die inwoners, ondernemers en bestuurders aan ons stellen. Eind 2021 verschijnt er een nieuwe contourennota met de looptijd van vier jaar.

Sturen op kwaliteit

Kwaliteit staat voor de mate waarin onze organisatie voldoet aan de eisen en verwachtingen van inwoners, organisaties, bedrijven en andere betrokkenen. Systematische kwaliteitszorg is onderdeel van onze bedrijfsvoering.
We stimuleren het zelfverbeterend en zelfcontrolerend vermogen van de organisatie met behulp van het INK managementmodel (Instituut Nederlandse Kwaliteit) en een PDCA-cyclus: Plan, Do, Check, Act. Het INK-model biedt overzicht op en samenhang tussen de verschillende elementen van de bedrijfsvoering, zoals management van processen, middelen en investeringen in medewerkers. Bovendien legt het de relatie met de resultaten voor verschillende klantgroepen. We zetten het INK- model op een structurele en integrale manier in. Om te bepalen waar we in het licht van kwaliteit staan, voeren we periodiek INK-positiebepalingen, medewerkerstevredenheidonderzoeken en klanttevredenheidsonderzoeken uit. Deze instrumenten geven input voor verbeterplannen en -acties van de afdelingen.
Speciale aandacht gaat uit naar procesmanagement. We optimaliseren werkprocessen en leggen deze uniform vast zodat deze accuraat zijn en voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Via de eerder genoemde audits, VIC’s en 213a- onderzoeken wordt beoordeeld of in overeenstemming met de eisen is gehandeld. Ook deze cyclus draagt bij aan ons zelflerend en zelfcorrigerend vermogen en daarmee aan de RMV.

Sturen op risico’s

Om de risico’s van de gemeente Pijnacker-Nootdorp in kaart te brengen is per afdeling op systematische wijze een risicoprofiel opgesteld. Met behulp van risico-software wordt dit risicoprofiel tweemaal per jaar geactualiseerd en opgenomen in de begroting en jaarrekening. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt hierbij de relatie gelegd tussen de verwachte risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit. Ook in 2022 wordt actief en gericht gestuurd op risicobeheersing bij de grondexploitaties, de decentralisatiebudgetten (in het bijzonder voor de jeugdhulp) en inkoop. De basis hiervoor is het vastgestelde overkoepelende risicobeleid (2020) dat verankerd wordt in de hele organisatie via enkele ontwikkelsporen. Deze omvatten onder andere risicostrategie en -analyse, monitoring en informatievoorziening, maar ook risicocultuur en -bewustzijn.

Vanuit het BBV is met ingang van de begroting 2016 een aantal financiële kengetallen verplicht gesteld. Deze kengetallen geven onder andere inzicht in de mate waarin we over voldoende financiële ruimte beschikken om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken en maken het daarmee mogelijk om te sturen op financiële risico’s. Zie hiervoor de Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Sturen op efficiency

Voor het realiseren van onze ambities is een efficiënte en effectieve organisatie nodig. De relatieve omvang van onze organisatie, afgezet tegen het aantal inwoners, daalde enige jaren: van 9,2 formatieplaatsen per 1.000 inwoners in 2003 naar 5,6 in 2016. Deze daling was te verklaren uit de combinatie van een toename van het aantal inwoners, het verbeteren van werkprocessen, bezuinigingen (met name na 2011) en andere efficiencymaatregelen. In 2019 bedroeg dit 6,41 formatieplaatsen per 1.000 inwoners. De afgelopen jaren stijgt de formatie door ontwikkelingen in de woningbouw en de taken binnen het sociaal domein.

In 2020 was de formatie 370 fte op 55.308 inwoners (bron: CBS, bevolking 1 januari 2020). Dat is met 6,69 fte per 1.000 inwoners onder het landelijk gemiddelde (7,2 fte per 1.000 inwoners). Uit benchmarkonderzoek blijkt dat de formatie al langer onder het landelijk gemiddelde zit (Personeelsmonitor 2019, A&O fonds Gemeenten). In absolute zin schommelt de formatie. In de periode 2012 tot en met 2014 is deze met bijna 27 fte afgenomen. Vanaf 2015 groeit de formatie weer. In 2020 is de formatie met 18,54 fte gestegen. Dit na een zorgvuldige afweging voor toekenning op plekken waar de noodzaak hiervoor het grootst is.

Het percentage externe inhuur in onze organisatie was eind 2020 14,6% van de totale loonsom, een daling ten opzichte van 2019 (18,8%). Deze kosten zijn voornamelijk te verklaren door tijdelijke vervanging bij langdurig verzuim en het aantal openstaande vacatures. We streven ernaar de inhuur zo laag mogelijk te houden.

Sturen op een organisatie die continu verbetert en vernieuwt

Om adequaat in te spelen op de netwerksamenleving en -samenwerking, nieuwe taken, aanpassing van wet- en regelgeving, veranderde eisen van inwoners en ondernemers en andere ontwikkelingen is maximale wendbaarheid, flexibiliteit en mobiliteit nodig. In het programma 'Anders werken' werden diverse projecten gebundeld die deze beweging voor ogen hadden. De projecten richtten zich grofweg op de verbouwing en inrichting van kantoor, digitalisering, werkvormen (zoals Scrum) en competenties van medewerkers. De meeste projecten onder dit programma zijn inmiddels afgerond. In het licht van de COVID-19 pandemie is het programma 'Anders werken' omgevormd naar het programma 'Hybride werken', waarin plaats- en tijdsonafhankelijk werken centraal staat. Binnen 'Hybride werken' draait het onder andere om het faciliteren van thuiswerken, om het gebruik van kantoor, om werkwijzen en randvoorwaarden voor (digitaal) overleggen, ontmoeten en participeren en om bijbehorende competenties voor management en medewerkers. De aandacht verschuift daarbij naar het optimaal gebruik maken van de aangereikte middelen en naar de bredere gedragscomponent.

In ons streven naar een evenwichtige personeelsopbouw werven wij op functies waar dat qua gevraagde kennis en ervaring mogelijk is, gericht op jonge professionals. In plaats van de regeling Generatiepact is in 2022 de RVU (Regeling Vervroegd Uittreden) van kracht, op grond waarvan medewerkers met een door de organisatie toegekende compensatie eerder uit dienst kunnen gaan.

Sturen op gezondheid

De gemeente als werkgever richt zich met gezondheidsmanagement op:

• gezondheid: we stimuleren gezond gedrag van onze medewerkers door onder andere het aanbieden van gezonde voeding in het bedrijfsrestaurant, voorlichting en het persoonlijk gezondheidsbudget;

• werk en werkomstandigheden: wij inventariseren en evalueren werkomstandigheden, houden werkplekonderzoeken en verzorgen weerbaarheidstrainingen in het kader van agressie en geweld. Regelmatig vinden organisatorische, ergonomische of technische verbeteringen plaats om (werk-) overbelasting terug te dringen;

• inzetbaarheid en re-integratie: wij hanteren een proactieve verzuimaanpak, gericht op gezondheid in plaats van ziekte en bieden laagdrempelige toegang tot arbeidskundige en arbotechnische zorg. Streven is om risico's vroegtijdig te herkennen en uitval te voorkomen;

• COVID-19: wij gaan uit van het scenario van een geleidelijke op- en doorstart. Zolang als nodig zorgen wij voor aangepaste werkplekken, extra hygiënische maatregelen en werken wij thuis wanneer dit mogelijk en noodzakelijk is.

In 2020 bedroeg het ziekteverzuimpercentage 4,31%, een daling ten opzichte van 2019 (4,59%). Vanaf 1 januari 2020 zijn we gewisseld van arbodienstverlener. In plaats van met een grote partij werken we nu met een bedrijfsarts en een arbeidsdeskundige die rechtstreeks aan ons verbonden zijn. Dit heeft een positief effect op de benaderbaarheid en de wacht- en doorlooptijden.

Sturen op kostenverdeling intern product en kostendekkendheid

Voor de kostprijsberekening en de berekening van kostendekkendheid van tarieven en leges wordt een bedrag voor intern product per productief uur berekend. Conform de nota Kostenverdeling 2012 wordt in de begroting een tarief per afdeling vastgesteld. Het totaal aan begrote kosten van het interne product wordt gedeeld door het aantal toegerekende productieve uren aan de externe producten (exploitatie), investeringen, voorzieningen en grondexploitaties. Ten behoeve van de bepaling van de kostendekkendheid dient het afdelingstarief te worden verhoogd met de overhead van €38,23 per uur.

3. Privacy en informatieveiligheid

We zijn in onze organisatie steeds afhankelijker van de beschikbaarheid van betrouwbare informatie. Een steeds verdere digitalisering van de overheid stelt eisen aan de bescherming van gegevens in het algemeen en persoonsgegevens in het bijzonder. Bij veel van die informatie past vertrouwelijkheid met het oog op zorgvuldige besluitvorming en/of bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt de wettelijke kaders voor het verwerken van persoonsgegevens waaraan organisaties moeten voldoen om een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. De AVG eist dat organisaties aantonen dat de juiste technische en organisatorische maatregelen worden getroffen opdat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen gewaarborgd blijft. Hiertoe zijn de uitgangspunten van de gemeente vastgelegd in en wordt uitvoering gegeven aan het privacybeleid en het informatiebeveiligingsbeleid. Het gaat onder andere om:

• het bijhouden van een accuraat verwerkingsregister;

• passende informatiebeveiliging;

• het uitvoeren van risicoanalyses;

• het toepassen van het privacy by design/default-principe;

• de meldplicht datalekken;

• bewustwording van privacy bij werknemers.

In ons informatiebeveiligingsbeleid wordt gewerkt naar de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Verder sluiten wij aan bij de gemeenschappelijke ontwikkeling van het informatiebeveiligingsbeleid door de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) en de richtlijnen opgesteld door de IBD en het Nationaal Cyber Security Center. Wij hanteren het uitgangspunt dat het management risico-gebaseerd stuurt op het gebied van informatieveiligheid. Het gaat onder andere om:

• uitvoering geven aan ons informatieveiligheidsbeleid;

• het verder implementeren en uitvoeren van het Informatie Security Management Systeem waarmee informatie wordt verzameld ten behoeve van verplichte audits;

• het uitvoeren van de Eenduidige Normatiek Single Informatition Audit (ENSIA) voor de verticale verantwoording aan de Rijksoverheid.