Via de programmabegroting stelt de gemeenteraad de financiële kaders vast waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie de beoogde maatschappelijke effecten dienen te realiseren. Daarbij moet aan de geldende wet- en regelgeving worden voldaan. De middelen moeten rechtmatig en ook doelmatig worden ingezet. Dit is een taak van bestuur en management. Om dit waar te maken moet niet alleen de bedrijfsvoering aantoonbaar op orde zijn, maar moet ook actief worden ingespeeld op inhoudelijke ontwikkelingen en de dynamiek van de omgeving.

Met ingang van het boekjaar 2023 (zie Nieuwsbrief IBI nr. 109, juni 2022) dient het college van burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording (RMV) af te leggen in de jaarstukken van de gemeente. Daartoe is onlangs de Wet versterking decentrale rekenkamers (waarin opgenomen de wijziging van de Gemeente- en Provinciewet over de rechtmatigheidsverantwoording) behandeld in de Tweede Kamer. Vanaf 2023 ligt de verantwoordelijkheid om een oordeel te vormen over de (financiële) rechtmatigheid van het handelen van de gemeente bij het college en toetst de accountant de getrouwheid van de verantwoording, die onderdeel vormt van de jaarstukken van de gemeente. Om hiertoe te komen is een systematisch opgebouwde aanpak nodig. Onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller wordt jaarlijks een controlplan opgesteld. Hierin wordt toegezien op getrouwheid en financiële rechtmatigheid om het college van burgemeester en wethouders van gemeente Pijnacker-Nootdorp in staat te stellen de rechtmatigheidsverantwoording af te leggen in de jaarrekening. Over bijvoorbeeld de naleving van de voorwaarden voor subsidies, Europese aanbestedingen, alsook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking is opgenomen in de begroting.

Een begrotingsparagraaf Bedrijfsvoering is door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) verplicht gesteld. De toelichting stelt: “Bedrijfsvoering is heden ten dage (…) meer en meer van belang voor het verwezenlijken van de programma’s en in verband daarmee voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer en beleid. (…). De bedrijfsvoeringsparagraaf dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering“.

De bedrijfsvoering is van belang voor het verwezenlijken van de begrotingsprogramma’s en voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend financieel beheer en beleid. In het bijzonder zijn de volgende elementen van belang:

• planning en control (rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, ontwikkeling van de P&C-cyclus en controle op gemeenschappelijke regelingen);

• organisatieontwikkeling (organisatieperspectief, sturen op kwaliteit, risicomanagement en (personeels-)kosten);

• privacy en informatiebeveiliging.

1. Planning en control

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid is een vast onderdeel in de bedrijfsvoering. De rechtmatigheidsaspecten monitoren we door audits en verbijzonderde interne controles (VIC’s). Een VIC behelst een controle op de opzet, bestaan en werking van de interne controle (IC) die medewerkers zelf uitvoeren als onderdeel van hun reguliere werkprocessen. Het doel is het tijdig opsporen en corrigeren van onvolkomenheden in de uitvoering van processen en deze vervolgens te verbeteren. Hierdoor levert de VIC een bijdrage aan de interne beheersing van bedrijfsprocessen en staat ten dienste aan het management en het college. Voor de accountant is de kwaliteit van (V)IC bepalend voor de noodzakelijke breedte en diepgang van de accountantscontrole. De jaarlijkse interimcontrole van de accountant is veelal gericht op de kwaliteit van de administratieve organisatie (AO) en de (V)IC’s. De gemeenteraad kan voor de jaarrekeningcontrole aandachtspunten meegeven aan de accountant. Deze aandachtspunten worden ook betrokken bij de uitvoering van de VIC’s.

Doelmatigheid en doeltreffendheid

Op grond van artikel 213a uit de Gemeentewet dient het college periodiek een doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek uit te voeren naar het door hem gevoerde bestuur. In 2022 is de verordening uit 2004 ingetrokken en de "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Pijnacker-Nootdorp 2022" vastgesteld. Met het aanpassen van de verordening vervalt de verplichting tot het minimaal jaarlijks uitvoeren van een 213a onderzoek. Het college blijft echter beschikken over het instrument van een artikel 213a onderzoek. Altijd, naar eigen behoefte, kan er opdracht worden geven tot het uitvoeren van een specifiek doelmatigheid en/of doeltreffendheid onderzoek, waarmee onderzoek gedaan kan worden naar "de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen" (doelmatigheid) en "de mate waarin de bedoelde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald" (doeltreffendheid). Het college bepaalt jaarlijks bij het vaststellen van het controlplan of een 213a onderzoek wordt ingezet en het onderzoeksonderwerp. Het controlplan wordt besproken met de auditcommissie en ter kennisname met de raad gedeeld. Door bestuurs- en managementrapportages wordt de opvolging van aanbevelingen uit doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken bewaakt.

Continue verbetering P&C-documenten

Middels de P&C-producten (programmabegroting, jaarstukken, najaarsnota en kadernota) koppelen wij de ambities van de gemeente aan financiën en wordt tevens de relatie gelegd tussen de beoogde effecten en de geplande activiteiten. Het is aan de raad om te bepalen welke prestaties op de verschillende beleidsvelden nagestreefd worden. Om inzicht te verschaffen in de effectiviteit maken wij gebruik van effectindicatoren en normen die wij middels beleid en interventies kunnen beïnvloeden. Uiteraard sluiten wij ook aan bij de uniforme en verplichte indeling in taakvelden en de verplichte basisset van beleidsindicatoren uit het BBV. Deze zijn opgenomen in de diverse programma’s en voornamelijk gebaseerd op landelijk beschikbare en gecontroleerde bronnen. In 2020 zijn de P&C-producten inhoudelijk gedeeltelijk vernieuwd. Zo zijn de Kadernota en de Begroting toekomstgerichter, focust de Najaarsnota zich op dat wat we ons hadden voorgenomen en toch anders loopt en legt het college verantwoording af in de Jaarstukken. Vanaf 2021 hebben we stappen gezet in doorontwikkeling van monitoring, procesmanagement en risicomangement en zijn voorbereidingen getroffen op de RMV. Met de accountant BT is er een extra impuls gegeven aan de kwaliteit van de VIC’s, waarbij proces- en risicomanagement een belangrijke rol hebben. De VIC’s zijn de basis om een uitspraak te doen over de (financiële) rechtmatigheid, waardoor deze processen onze focus hebben. Per VIC-proces is de samenhang tussen procesbeschrijving, controledoelstelling, geformuleerde risico’s en geformuleerde werkzaamheden nader beoordeeld en hierop aangepast. Het is duidelijk om welke reden de geformuleerde werkzaamheden worden uitgevoerd en welk risico’s deze werkzaamheden dienen af te dekken.

Controle op gemeenschappelijke regelingen

Voorafgaand aan een nieuwe begrotingscyclus sturen de colleges van de voormalige Haaglandengemeenten een brief aan zeven gemeenschappelijke regelingen. De brief bevat een aantal (financiële) kaders en afspraken. Doel is om daarmee meer lijn aan te brengen in de te hanteren financiële kaders voor de nieuwe begroting en meerjarencijfers van de gemeenschappelijke regelingen. De kaderbrief voor de begroting 2022 is de zevende op rij. Inmiddels keert een aantal 'vaste' onderwerpen jaarlijks terug, waaronder aandacht voor de tijdige inzending van stukken, de wijze van omgaan met tekorten of overschotten, het indexeringspercentage en de hoogte van het weerstandsvermogen en -ratio.

Voor gemeenteraden vormt de kaderbrief een basis voor de inhoud van de jaarlijkse zienswijze. De inspanning blijft erop gericht om met één afgestemde zienswijze per GR te komen, in plaats van een zienswijze door elke deelnemende gemeenteraad. Voordelen hiervan zijn efficiency- en effectiviteitswinst en een grotere kans dat de (gedeelde) zienswijze leidt tot aanpassing van de begroting. Uiteraard blijft hierbij de mogelijkheid bestaan voor iedere gemeente om specifieke aandachtspunten mee te geven (zie de Paragraaf Verbonden Partijen voor meer informatie over specifieke gemeenschappelijke regelingen).

2. Organisatieontwikkeling

Organisatieperspectief

Aan de hand van de contourennota 2016-2020 was onze inzet bij de ontwikkeling van de organisatie de afgelopen jaren gericht op ‘veelzijdige vernieuwing’. Zo hebben we zowel in het sociaal- als in het ruimtelijk domein integrale publieksafdelingen gevormd, zijn we meer data-gedreven gaan werken, hebben we netwerkcompetenties verder ontwikkeld en zijn flinke stappen gezet in onze (digitale) dienstverlening, informatievoorziening en informatieveiligheid. De afgelopen periode deed vooral ook de coronacrisis en de opvang van vluchtelingen uit de Oekraïne een beroep op onze veelzijdigheid. Maar ook wordt er in toenemende mate vanuit het rijk een beroep gedaan op gemeenten om extra taken uit te voeren, zoals bij de afhandeling van de kinderopvangtoeslag affaire en de aanpak van de energiearmoede. De opgaven waar wij als gemeente mee te maken hebben zijn steeds vaker hoog dynamisch van aard waarmee in toenemende mate een beroep wordt gedaan op de flexibiliteit van medewerkers en de wendbaarheid van de organisatie. Om ook de komende jaren veelzijdig en slagvaardig te kunnen blijven handelen en adequaat te reageren op grote (maatschappelijke) veranderingen zullen we de wendbaarheid van onze organisatie aandacht moeten blijven geven. Want alleen een wendbare organisatie is in staat om effectief te reageren op zowel verwachte als ook op onverwachte ontwikkelingen uit de omgeving en veranderende eisen die inwoners, ondernemers en bestuurders aan ons stellen. Vanwege de hiervoor genoemde crises is een nieuwe contourennota later dan gepland, in 2022, vastgesteld. Deze nota bevat, zoals gebruikelijk, een ontwikkelagenda voor de organisatie voor de komende vier jaar.

Sturen op kwaliteit

Kwaliteit staat voor de mate waarin onze organisatie voldoet aan de eisen en verwachtingen van inwoners, organisaties, bedrijven en andere betrokkenen. Systematische kwaliteitszorg is onderdeel van onze bedrijfsvoering. We stimuleren het zelfverbeterend en zelfcontrolerend vermogen van de organisatie met behulp van het INK managementmodel (Instituut Nederlandse Kwaliteit) en een PDCA-cyclus: Plan, Do, Check, Act. Het INK-model biedt overzicht op en samenhang tussen de verschillende elementen van de bedrijfsvoering, zoals management van processen, middelen en investeringen in medewerkers. Bovendien legt het de relatie met de resultaten voor verschillende klantgroepen. We zetten het INK- model op een structurele en integrale manier in. Om te bepalen waar we in het licht van kwaliteit staan, voeren we periodiek INK-positiebepalingen, medewerkerstevredenheidonderzoeken en klanttevredenheidsonderzoeken uit. Deze instrumenten geven input voor verbeterplannen en -acties van de afdelingen. Speciale aandacht gaat uit naar procesmanagement. We optimaliseren werkprocessen en leggen deze uniform vast zodat deze accuraat zijn en voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Via de eerdergenoemde beleidsevaluaties, audits, VIC’s en andere onderzoeken wordt beoordeeld of in overeenstemming met de eisen is gehandeld. Ook deze cyclus draagt bij aan ons zelflerend en zelfcorrigerend vermogen en daarmee aan de RMV.

Sturen op risico’s

Om de risico’s van de gemeente Pijnacker-Nootdorp in kaart te brengen is per afdeling op systematische wijze een risicoprofiel opgesteld. Met behulp van risico-software wordt dit risicoprofiel tweemaal per jaar geactualiseerd en opgenomen in de begroting en jaarrekening. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt hierbij de relatie gelegd tussen de verwachte risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit. Ook in 2022 wordt actief en gericht gestuurd op risicobeheersing bij de grondexploitaties, de decentralisatiebudgetten (in het bijzonder voor de jeugdhulp) en inkoop. De basis hiervoor is het vastgestelde overkoepelende risicobeleid (2020) dat verankerd wordt in de hele organisatie via enkele ontwikkelsporen. Deze omvatten onder andere risicostrategie en -analyse, monitoring en informatievoorziening, maar ook risicocultuur en -bewustzijn.

Vanuit het BBV is met ingang van de begroting 2016 een aantal financiële kengetallen verplicht gesteld. Deze kengetallen geven onder andere inzicht in de mate waarin we over voldoende financiële ruimte beschikken om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken en maken het daarmee mogelijk om te sturen op financiële risico’s. Zie hiervoor de Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Sturen op efficiency

Voor het realiseren van onze ambities is een efficiënte en effectieve organisatie nodig. De relatieve omvang van onze organisatie, afgezet tegen het aantal inwoners, daalde enige jaren: van 9,2 formatieplaatsen per 1.000 inwoners in 2003 naar 5,6 per 1000 in 2016. De afgelopen jaren is de formatie gestegen, onder andere door ontwikkelingen in de woningbouw en toename van taken binnen het sociaal domein. In 2021 is de formatie toegenomen tot 377,83 fte en het aantal inwoners 55.674 (bron: CBS, bevolking 1 januari 2021). Door de groei van het aantal inwoners blijft de formatie met 6,79 per 1000 inwoners nog steeds onder het landelijk gemiddelde van 7,7 per 1000 inwoners.

Het percentage externe inhuur in onze organisatie bedroeg in 2021 12,08 % van de totale loonsom. In 2020 was dat nog 14,36% en in 2019 (18,8%). Deze daling is onder andere verklaarbaar door de overgang van inhuur naar vaste krachten. De kosten zijn voornamelijk te verklaren door tijdelijke vervanging bij langdurig verzuim en het aantal openstaande vacatures. We streven ernaar de inhuur zo laag mogelijk te houden.

Bovenstaande grafiek en tabel geven de de beschikbare formatie en daadwerkelijke bezetting weer. Het verschil wordt met name veroorzaakt door vacatureruimte.

Sturen op een organisatie die continu verbetert en vernieuwt

Om adequaat in te spelen op de netwerksamenleving en -samenwerking, nieuwe taken, aanpassing van wet- en regelgeving, veranderde eisen van inwoners en ondernemers en andere ontwikkelingen is maximale wendbaarheid, flexibiliteit en mobiliteit nodig. In het programma 'Anders werken' werden diverse projecten gebundeld die deze beweging voor ogen hadden. De projecten richtten zich grofweg op de verbouwing en inrichting van kantoor, digitalisering, werkvormen (zoals Scrum) en competenties van medewerkers. De meeste projecten onder dit programma zijn inmiddels afgerond. In het licht van de COVID-19 pandemie is het programma 'Anders werken' omgevormd naar het programma 'Hybride werken', waarin plaats- en tijdsonafhankelijk werken centraal staat. Binnen 'Hybride werken' draait het onder andere om het faciliteren van thuiswerken, om het gebruik van kantoor, om werkwijzen en randvoorwaarden voor (digitaal) overleggen, ontmoeten en participeren en om bijbehorende competenties voor management en medewerkers. De aandacht verschuift daarbij naar het optimaal gebruik maken van de aangereikte middelen en naar de bredere gedragscomponent.

In ons streven naar een evenwichtige personeelsopbouw werven wij op functies waar dat qua gevraagde kennis en ervaring mogelijk is, gericht op jonge professionals. Voor hen hebben wij trainee programma’s. In plaats van de regeling Generatiepact is in 2022 de RVU (Regeling Vervroegd Uittreden) van kracht, op grond waarvan medewerkers met een door de organisatie toegekende compensatie eerder uit dienst kunnen gaan.

Sturen op gezondheid

De gemeente als werkgever richt zich met gezondheidsmanagement op:

• gezondheid: we stimuleren gezond gedrag van onze medewerkers door onder andere het aanbieden van gezonde voeding in het bedrijfsrestaurant, voorlichting en het persoonlijk gezondheidsbudget;

• werk en werkomstandigheden: wij inventariseren en evalueren werkomstandigheden, houden werkplekonderzoeken en verzorgen weerbaarheidstrainingen in het kader van agressie en geweld. Regelmatig vinden organisatorische, ergonomische of technische verbeteringen plaats om (werk-) overbelasting terug te dringen;

• inzetbaarheid en re-integratie: wij hanteren een proactieve verzuimaanpak, gericht op gezondheid in plaats van ziekte en bieden laagdrempelige toegang tot arbeidskundige en arbotechnische zorg. Streven is om risico's vroegtijdig te herkennen en uitval te voorkomen;

• COVID-19: Zolang als nodig zorgen wij voor aangepaste werkplekken, extra hygiënische maatregelen en werken wij thuis wanneer dit mogelijk en noodzakelijk is.

In 2021 bedroeg het ziekteverzuimpercentage 5,25 %, een stijging ten opzichte van 2020 (4,31%). Deze stijging is gedeeltelijk te verklaren door Corona en de neveneffecten en druk op de organisatie door niet vervulde vacatures.

Sturen op kostenverdeling intern product en kostendekkendheid

Voor de kostprijsberekening en de berekening van kostendekkendheid van tarieven en leges wordt een bedrag voor intern product per productief uur berekend. Conform de nota Kostenverdeling 2012 wordt in de begroting een tarief per afdeling vastgesteld. Het totaal aan begrote kosten van het interne product wordt gedeeld door het aantal toegerekende productieve uren aan de externe producten (exploitatie), investeringen, voorzieningen en grondexploitaties. Ten behoeve van de bepaling van de kostendekkendheid dient het afdelingstarief te worden verhoogd met de overhead van €38,23 per uur.

3. Privacy en informatieveiligheid

We zijn in onze organisatie steeds afhankelijker van de beschikbaarheid van betrouwbare informatie. Een steeds verdere digitalisering van de overheid stelt eisen aan de bescherming van gegevens in het algemeen en persoonsgegevens in het bijzonder. Bij veel van die informatie past vertrouwelijkheid met het oog op zorgvuldige besluitvorming en/of bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt de wettelijke kaders voor het verwerken van persoonsgegevens waaraan organisaties moeten voldoen om een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. De AVG eist dat organisaties aantonen dat de juiste technische en organisatorische maatregelen worden getroffen opdat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen gewaarborgd blijft. Hiertoe zijn de uitgangspunten van de gemeente vastgelegd in en wordt uitvoering gegeven aan het privacybeleid en het informatiebeveiligingsbeleid. Het gaat onder andere om:

• het bijhouden van een accuraat verwerkingsregister;

• passende informatiebeveiliging;

• het uitvoeren van risicoanalyses;

• het toepassen van het privacy by design/default-principe;

• de meldplicht datalekken;

• bewustwording van privacy bij werknemers.

In ons informatiebeveiligingsbeleid wordt gewerkt naar de Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Verder sluiten wij aan bij de gemeenschappelijke ontwikkeling van het informatiebeveiligingsbeleid door de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) en de richtlijnen opgesteld door de IBD en het Nationaal Cyber Security Center. Wij hanteren het uitgangspunt dat het management risico-gebaseerd stuurt op het gebied van informatieveiligheid. Het gaat onder andere om:

• uitvoering geven aan ons informatieveiligheidsbeleid;

• het verder implementeren en uitvoeren van het Informatie Security Management Systeem waarmee informatie wordt verzameld ten behoeve van verplichte audits;

• het uitvoeren van de Eenduidige Normatiek Single Informatition Audit (ENSIA) voor de verticale verantwoording aan de Rijksoverheid.