Centrumregeling samenwerking gemalendiensten

De colleges van de gemeenten Delft, Leidschendam-Voorburg en Pijnacker-Nootdorp werken samen aan het beheer en onderhoud van gemalen en persleidingen. De drie colleges hebben de centrumregeling samenwerking gemalendiensten op 21 mei 2019 vastgesteld en daarmee is de centrumregeling vanaf 1 juni 2019 officieel van kracht geworden.

Doel centrumregeling samenwerking gemalendiensten

Het doel van de centrumregeling is om een toekomstbestendige organisatie op te zetten die goed uitgerust is om aan de huidige en toekomstige problematiek rondom gemalen het hoofd te bieden. Daarbij wordt de kwetsbaarheid (in kennis en bezetting) bij de uitvoering van de taak verminderd en efficiencyvoordelen behaald.

Rol gemeente Pijnacker-Nootdorp

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is de centrumgemeente en daardoor (middels een volmacht van de overige twee colleges) verantwoordelijk voor de uitvoer van de taken voor het beheer en onderhoud van persleidingen en gemalen voor de drie gemeenten. De bedrijfsvoering van de centrumregeling is onderdeel van de bedrijfsvoering van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. De begroting van de centrumregeling is daarmee onderdeel van de totale begroting van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.

Evaluatie eerste periode

Het oorspronkelijke doel van het NAD gemalenbeheer was een samenwerkingsverband waarbij het onderhoud en beheer aan de gemalen van de drie deelnemende gemeenten door eigen medewerkers werd gedaan. Als gevolg van de marktomstandigheden is het aantrekken en behouden van eigen monteurs niet mogelijk gebleken en was het door onderbezetting noodzakelijk om de piket en storingsafhandeling op de markt te zetten.

Sinds 1 februari 2023 zijn deze taken formeel aanbesteed. De samenwerking NAD gemalenbeheer is daarmee doorontwikkeld van uitvoerende naar toezichthoudende organisatie. Op dit moment ligt een voorstel tot wijziging van de formatie ter besluitvorming voor om de bezetting aan te laten sluiten bij de huidige taken. De afgelopen jaren is er op het personeelsbudget van de gemalendienst budget onbenut gebleven als gevolg van vacatureruimte. Dit overschot is ingezet om werkzaamheden die niet binnen de bestaande bezetting opgepakt konden worden door extern personeel uit te laten voeren.

Het voorstel tot formatiewijziging in combinatie met de aanbesteding zal leiden tot een budget neutrale verschuiving binnen de begroting van het NAD gemalenbeheer. De impact wordt verwerkt in de kadernota voor 2024.

Begroting centrumregeling samenwerking gemalendiensten 2023

Voor de centrumregeling is onderstaande begroting opgesteld. Deze omvat de totale lasten die verwacht worden voor de uitvoer van de voorziene taken in de drie gemeenten. Een deel van de begrote kosten wordt verrekend met de gemeenten Delft en Leidschendam-Voorburg. De belangrijkste afspraken daarbij zijn:

1. Verdeling van de kosten op basis van de daadwerkelijk bestede uren per gemeente incl. gefactureerde kosten;

2. Tractie, overhead en ICT zijn gekoppeld aan de daadwerkelijk bestede uren per gemeente;

3. Iedere gemeente draagt 1/3 deel van de kosten voortkomend uit algemene uren (zoals opleiding);

4. Facturatie vindt plaats op basis van voorschotten. Aan het einde van het boekjaar wordt afgerekend op basis van werkelijk gemaakte kosten.

Onderstaand zijn de lasten en baten van de centrumregeling weergegeven.

Financiële risico’s

Financiële risico’s zijn niet voorzien. De redenen hiertoe zijn:

1. Taken met bijhorende begrotingen worden voorafgaand aan de start van het kalenderjaar vastgesteld in een dienstverleningsovereenkomst tussen de centrumgemeente en de “gast” gemeenten;

2. De begroting van de taken is gekoppeld aan de begroting van het gemeentelijk rioleringsplan, welke een kosten dekkende heffing kent;

3. De centrumregeling voert enkel beheer en onderhoud uit en kent daarmee een lager financieel risicoprofiel dan bij taken gerelateerd aan investeringen;

4. Enkel de kosten die gemaakt worden voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp komen ten laste van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Gemaakte kosten in de overige gemeenten worden direct verrekend met de betreffende “gast” gemeenten.