1. Zorgen voor goede besluitvorming in de gemeenteraad en het college met participatie van inwoners

Participatie

Per oktober 2023 zijn we gestart met de uitvoering van het burgerparticipatiebeleid volgens de vastgestelde Denk- en werkwijzer. Doel hiervan is om gestructureerd en op een zorgvuldige wijze te wegen wanneer participatie nuttig is en op welke wijze het participatietraject in te vullen.

Participatie is voor Pijnacker-Nootdorp belangrijk. Meepraten, meedenken of meedoen zorgt voor verbinding tussen gemeente en samenleving. Met de kennis, kunde en kracht van de samenleving kan de gemeente beter beleid maken en betere besluiten nemen. Ook zijn inwoners, ondernemers en organisaties meer betrokken bij elkaar en hun gemeente. We kennen zeven principes van participatie, waarin wordt aangegeven wat de gemeente én de gemeenschap belangrijk vinden bij het uitvoeren van participatie. De principes verwoorden wat we gezamenlijk nastreven en wat we daarvoor moeten doen. De principes zijn zo gekozen en geformuleerd dat ze meerdere democratische waarden (zoals gelijkwaardigheid, zeggenschap, transparantie) omvatten en aansluiten op meerdere belevingswerelden (wat mensen belangrijk vinden):

1. We zijn transparant en open

2. We beginnen vroegtijdig

3. We werken met een passende aanpak

4. We informeren elkaar over wat er leeft en speelt

5. We respecteren elkaars belangen

6. We zijn duidelijk naar elkaar

7. We maken participatie de moeite waard

De tussenevaluatie staat gepland voor 2025, hierbij zullen wij aandacht hebben voor de ervaringen van zowel de inwoners als de raad. De raad wordt hierin betrokken. De verwachting is dat de evaluatie gereed zal zijn in de tweede helft van 2025. In de evaluatie nemen wij ook het digitale participtieplatform mee.

Wet open overheid (Woo)

De Woo heeft als doel om transparantie van overheidshandelen te bevorderen. De wet is ingegaan per mei 2022 en kent een stapsgewijze invoering vanwege de complexiteit die de wet met zich meebrengt voor de overheden. De wet regelt de passieve en de actieve openbaarmakingen. De passieve openbaarmakingen vinden plaats op specifieke verzoeken uit de samenleving, de actieve openbaarmakingen gaan over zaken die actief door de overheden gepubliceerd moeten worden. Naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek "Hoe open is de gemeente Pijnacker-Nootdorp?" is er in oktober 2024 een gesprek met de raad gevoerd over de ambities en het tempo van de gemeente op gebied van de invoering van de Woo. Hoewel nog niet alle categorieen van activieve openbaarmakingen verplicht zijn, is het streven van zowel raad als college om de invoering goed voor te bereiden en waar mogelijk te starten met publicaties. Ter voorbereiding hierop is in de tweede helft van 2024 in kaart gebracht wat de de impact van de Woo op de gemeentelijke processen, systemen en medewerkers is. Er is een impactanalyse en een meerjarig implementatieplan in uitwerking. Het implementatieplan beschrijft de benodigde activiteiten en tijd en (financiële) middelen om de verplichte informatiecategorieën van de Woo uit eigen beweging openbaar te maken. Op basis hiervan neemt de gemeenteraad eind 2024 een besluit over de te hanteren meerjarige fasering en planning voor de implementatie van de Woo. In 2025 volgt de uitvoering van het implementatieplan Woo, gericht op het doorvoeren van de benodigde systeem- en procesaanpassingen en het creëren van bewustwording, kennis en vaardigheden onder medewerkers. Afhankelijk van de gekozen fasering en planning door de gemeenteraad, vervolgt de implementatie in de periode 2026-2028 om invulling te geven aan de verplichtingen van de Woo. Het Rijk ondersteunt gemeenten met financiële middelen bij de implementatie en uitvoering van de Woo. De financiële middelen bestaan uit incidentele en structurele middelen. De incidentele middelen lopen tot en met 2026. De structurele middelen lopen ook na 2026 door en blijven gehandhaafd op het niveau van 2026. De incidentele middelen zijn bestemd voor het verbeteren van systemen, het opleiden van medewerkers en het aanpassen van processen en werkwijzen. De structurele middelen zijn bedoeld voor de actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën zoals genoemd in de Woo, het aanwijzen van een contactfunctionaris en het beheer en onderhoud van systemen.

Wet digitale overheid (Wdo)

De Wdo regelt dat overheden de digitale toegang en beveiliging van informatie die gebruikt wordt om digitaal diensten aan te bieden goed organiseren en toetsen. Wij hebben oog voor digitaal toegang en de daarbij behorende beveiliging van informatie. In 2025 gaan wij een nulmeting uitvoeren om te checken of al onze systemen volledig voldoen aan de eisen die de Wdo stelt. Vanuit Informatiemanagement wordt altijd gekeken naar manieren om processen, en daarmee de interne én externe dienstverlening, te verbeteren. In de huidige tijd zijn dat vaak digitale oplossingen. Belangrijk hierin is dat dat wel gebeurt op basis van een visie. Deze visie op (digitale) dienstverlening wordt momenteel herijkt en zal, wanneer afgerond en vastgesteld, handvatten geven om de dienstverlening structureel te verbeteren en de organisatie zodanig in te richten om deze verbeteringen goed te managen.

Daarnaast gaan wij een visie opstellen op de verdere digitalisering en het gebruik van nieuwe technologische ontwikkelingen zoals Artificiele Intelligentie (kunstmatige intelligentie) en algoritmes. Doel hiervan is om te kijken hoe de ontwikkelingen kunnen bijdragen aan het efficiënter werken waarbij op verantwoorde wijze gebruik gemaakt kan worden van de nieuwe technologieën.

2. Deelnemen aan, benutten en bewaken van intergemeentelijke samenwerkings­verbanden

In november 2023 heeft het Algemeen Bestuur MRDH het plan van aanpak voor de evaluatie van de GR MRDH vastgesteld. Daarmee is gestart met het invulling geven aan artikel 8.3 van de Gemeenschappelijke Regeling, waarin is benoemd dat de GR na tien jaar wordt geëvalueerd en wordt onderzocht of er voldoende grond is om de Gemeenschappelijke Regeling te continueren. De uitkomsten van de evaluatie worden vertaald naar concrete voorstellen voor de doorontwikkeling van de MRDH. Deze voorstellen zijn zienswijze-plichtig en kunnen betrekking hebben op:

• Wijzigingen van de Gemeenschappelijke Regeling;

• Samenwerkingsvorm (veranderen betrokkenheid raden en inwoners, meer betrokkenheid van bedrijfsleven en kennisinstellingen)

• Governancestructuur (effectiviteit MRDH)

• Procedurewijzigingen De planning is erop gericht dat het Algemeen Bestuur MRDH de voorstellen in december 2024 vrijgeeft voor zienswijzen, waarna in april 2025 besluitvorming plaatsvindt over de doorontwikkeling van de MRDH.

3. Dienst­verlening aan inwoners en ondernemers verbeteren

Goede (digitale) dienstverlening aan inwoners en ondernemers is cruciaal voor het vertrouwen van de burgers in de overheid. Om die reden staat het thema zowel landelijk als lokaal hoog op de politiek-bestuurlijke agenda. De rekenkamercommissie heeft in 2023 onderzoek laten doen naar de digitale dienstverlening van onze gemeente. De rekenkamercommissie is in het onderzoek ingegaan op de digitale diensten, het beleid waarop de diensten gestoeld zijn, de uitvoering van de dienstverlening en de ervaringen van inwoners. In de conclusies en middels de aanbevelingen doet de commissie suggesties voor het verbeteren van het beleid en daarmee voor de dienstverlening aan de inwoners. Dienstverlening aan inwoners en ondernemers hangt nauw samen met de ontwikkeling en inrichting van de gehele ambtelijke organisatie. Om die reden is besloten niet alleen te focussen op het verbeteren van de digitale dienstverlening maar op de gehele dienstverlening. Het is logischer om in één traject de gehele visie op dienstverlening te herijken. Deze visie verbindt inwoners, ondernemers, de raad, het college en de ambtelijke organisatie. In deze visie is aandacht voor niet-digitaal vaardigen, politieke en financiële keuzemogelijkheden, meetbare doelen en de wijze waarop de raad structureel en regelmatig wordt geïnformeerd over de voortgang van een nieuwe visie. De totstandkoming van een dergelijke visie vraagt om een breed draagvlak waarbij het ambitieniveau in combinatie met de benodigde kosten onderwerp van gesprek is in de route hier naar toe. In september 2024 is de startnotitie “Visie op dienstverlening” vastgesteld. Na de zomer van 2025 wordt de herijkte visie op dienstverlening opgeleverd. De raad heeft het college ook de opdracht gegeven de regie op (digitale) dienstverlening binnen de ambtelijke organisatie te verbeteren, door organisatie breed inzichtelijk te maken in hoeverre er nog kansen liggen om deze te verbeteren. Gedacht wordt hierbij aan het verder digitaliseren van processen, maar ook aan het verbeteren van de duidelijkheid van een aantal formulieren, inlogsessies die (te) snel verlopen en het bieden van offline alternatieven voor niet-digitaal vaardigen. In 2025 zullen wij een visie op digitalisering opstellen waarin de mogelijkheden en de voor- en nadelen goed worden gewogen om te bepalen voor welke toepassingen nieuwe technologieen zoals Artificiele Intelligentie en algoritmes verantwoord kunnen worden gebruikt. Doel is om nog efficienter te werken en waar mogelijk het tekort op de arbeidsmarkt deels te kunnen opvangen.

Tot slot heeft de raad het college de opdracht gegeven het zogeheten iteratief werken weer op te pakken door gebruikers op structurele wijze te betrekken bij het ontwikkelen en/of verbeteren van (digitale) diensten. Bij de uitvoering van het iteratief werken zorgen we voor monitoring om de aansluiting van de dienstverlening op behoeften en mogelijkheden inwoners vast te kunnen stellen en de raad daar periodiek over te kunnen informeren. Bij de herijkte visie op dienstverlening zal een participatietraject gedaan worden waarbij inwoners om input gevraagd wordt. Ondernemers worden ook gevraagd input te leveren voor het verder verbeteren van de dienstverlening. In 2024 is aandacht voor een verbeterde digitale toegankelijkheid van de website middels een UX-onderzoek. Op basis van dit onderzoek wordt het gebruiksgemak van de website verder verbeterd waarbij ook rekening gehouden wordt met laaggeletterden. Vanaf september 2024 is de website verder uitgebreid met de implementatie van een chatbot. Deze chatbot kan 24/7 vragen beantwoorden. Daarnaast is een chatfunctie toegevoegd die op kantoortijden bemand is, indien een verdere uitleg of antwoord nodig blijkt te zijn. De implementatie van een CRM-systeem gaat de accountmanagers helpen beter en meer gerichte service te verlenen aan de ondernemers van de gemeente.

Visie op digitalisering in relatie tot nieuwe technologie

De technologische ontwikkelingen gaan razendsnel en hebben steeds meer impact op de wijze waarop de ambtelijke organisatie haar werk doet. Het gebruik van Algoritmes in het voorbereiden van besluitvorming, data-analyses om het data gedreven werken mogelijk te maken, de generatieve artificiële intelligentie brengt kansen en bedreigingen met zich mee. Om die reden is het nodig om een visie te ontwikkelen op de digitalisering van de ambtelijke organisatie en daarin de voor- en nadelen en de bijbehorende dilemma's goed te wegen. In de paragraaf Bedrijfsvoering is meer informatie terug te vinden over digitalisering in relatie tot privacy en informatieveiligheid.

In lijn brengen van ambitie - mensen - middelen

Sinds enkele jaren merken wij dat verschillende maatschappelijke ontwikkelingen impact hebben op de context waarin de ambtelijke organisatie functioneert. De landelijke overheid draagt steeds meer taken over aan gemeenten, de wijze van financiering brengt voor gemeenten uitdagingen met zich mee - omdat er meer werk met minder middelen gedaan moet worden - en de krapte op de arbeidsmarkt raakt ook gemeenten. Dit geldt ook voor onze gemeente. Dit in relatie tot de wijze waarop de organisatie tot nu toe is ingericht - efficiënt en compact - leidt er toe dat de organisatie op een kantelpunt is beland. Sinds de fusie in 2002 is ambtelijk organisatie beperkt gegroeid van 307 fte in 2002 (35.000 inwoners) naar 427 fte in 2024 (58.000) inwoners. De gestage groei die is gerealiseerd is vooral ingezet op de nieuwe taken in het sociaal domein waarvoor wij vanaf 2015 verantwoordelijk zijn. Sinds 2018-2019 hebben wij het kernteam bemenst met personeel in eigen dienst. Sindsdien voeren wij als gemeente zelf sterker de regie op de jeugdhulp en bieden wij zelf meer dan gemiddeld ondersteuning aan onze inwoners. Op andere werkvelden zoals het ruimtelijk domein en bedrijfsvoering is de organisatie nauwelijks gegroeid. Wij merken dat het moeilijker is geworden om de bestuurlijke ambities tijdig te realiseren omdat organisatieonderdelen onvoldoende zijn doorontwikkeld. Steeds vaker lukt het niet om plannen en investeringen volgens planning uit te voeren. De krapte in de bemensing speelt hier een rol in.

Daarnaast krijgen wij duidelijke signalen van onze medewerkers over werkdruk, dit blijkt uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) en van inwoners en ondernemers krijgen wij signalen van een lagere tevredenheid over de snelheid van onze reacties. In 2025 gaan wij een analyse uitvoeren om te beoordelen welke ambities geraliseerd kunnen worden met de beschikbare capaciteit. Hierbij zal er ook aandacht zijn voor wat er nodig is voor welke ambities en brengen wij in beeld welke keuzes gemaakt kunnen worden in prioritering van taken en ambities. In 2024 hebben wij al ingezet op het versterken van de HR-functie en is er gestructureerd aandacht voor het ontvangen en welkom heten van medewerkers. Bij het traject van organisatieontwikkeling is ook aandacht voor het versterken van de verschillende functies, waaronder de teamleidersfunctie. Deze rol is belangrijk voor de aansturing en de ondersteuning van de medewerkers om hun werk te doen. De raad is geïnformeerd over de organisatieontwikkeling, het proces en de uitkomsten van het onderzoeksrapport opgesteld door het organisatieadviesbureau Haagse Beek. Voor meer informatie over het organisatieontwikkeltraject wordt verwezen naar paragraaf vijf "Bedrijfsvoering".

Visie op huisvesting gemeentelijke organisatie

Op basis van signalen vanuit de raad, griffie en van onze medewerkers hebben wij in 2024 een QuickScan laten uitvoeren om te beoordelen wat er nodig is om de knelpunten in gemeentelijke huisvesting aan te pakken. Aanleiding hiervoor zijn de problemen die gebruikers ervaren rondom de klimaatbeheersing en geluidsoverlast die ontstaat bij gebruik van de spreekkamers in het bestuurscentrum en in het kantoorgebouw. Uit de QuickScan komen signalen naar voren die om nader onderzoek vragen omdat de knelpunten te complex zijn om te te kiezen voor korte termijn oplossingen. Het gebouw dateert uit de jaren 90 en vraagt langzamerhand meer aandacht voor groot onderhoud. Verder is er gesignaleerd dat er een eigentijdse visie op de huisvesting van raad en medewerkers nodig is om beslissingen te nemen over huidige knelpunten. Een dergelijke visie ontbreekt nu en het facilitair management is onvoldoende geborgd in de organisatie. Wij zullen in 2025 een huisvestingsvisie opstellen waarin verschillende scenario’s worden uitgewerkt. De griffie en de raad worden hierin betrokken. De visie op huisvesting zal in samenhang met de visie op de organisatie worden ontwikkeld vanwege de relevantie hiervoor de totale organisatieontwikkeling.